マイナンバーの取り扱いを社内に周知しましょう

0月以降、マイナンバーが国民一人ひとりに通知されます。その前(9月中)に、社内に周知しておきたいことがあります。また、来年1月の制度の施行に備えて、準備しておきたい事項があります。

 

1 9月中に全従業員に伝えること

マイナンバーの通知が開始される10月までに、全従業員(パート、アルバイト等を含む)に次のことを伝えてください。

9月中に全従業員に伝えること
  1. 平成27年10月以降、住民票記載の住所にマイナンバーが記載された「通知カード」が簡易書留で届くこと。(※同封されているものは以下の3点)
    • マイナンバーの「通知カード」
    • 「個人番号カード」の申請書と返信用封筒
    • マイナンバーの説明書類
  2. 源泉徴収や社会保険関係の事務のために、会社から従業員にマイナンバーの提供を求めること。
  3. 「通知カード」や「個人番号カード」は、家族の分を含め、紛失しないよう大切に保管すること。
  4. 自分や家族のマイナンバーを法令で必要となる事務以外で他人に知らせないこと。

 

2 自社のマイナンバールールを決める

企業は、税や社会保険の事務手続きにおいてマイナンバーを取り扱うことになります。
マイナンバーへの対応について、情報漏えいや不正利用を防止するため、社内での取り扱いルールを決め、従業員に周知しましょう。

  1. マイナンバーの取扱担当者(総務・経理担当者等)を決定し、管理責任者(社長等)に報告する体制を整えます。
  2. マイナンバーを取り扱う業務を把握し、マイナンバーの取得方法などを決めます。
  3. マイナンバーが、記載された書面や入力された給与システムなどには、取扱担当者以外が、触れることのないようにします(業務に関係のない従業員の眼に触れないこと)。
  4. マイナンバーを書面で収集した場合には、施錠可能なキャビネットなどに保管します(鍵の管理者を決めること)。
  5. 法令で定められた目的以外で「通知カード」「個人番号カード」のコピーやマイナンバーのメモをとらないこと。(マイナンバーを法令で定められた事務以外で取得することはできません)。
  6. マイナンバーが記載された書面を机の上に放置したり(置き忘れ)、ゴミ箱に捨てたりしないこと(ルールに基づいて廃棄する)。
  7. 給与計算システムなどの業務システムは、利用権限(ユーザIDやパスワード)を設定します。
  8. インターネットにつながっているパソコンで作業を行う場合は、ウイルス対策ソフトを導入し、自動更新機能を活用し、常に最新状態にしておきます。
  9. マイナンバーの入力作業などを行うパソコンについて、情報漏えい(のぞき見)の防止のために設置場所などを工夫します。
    • 人の出入りが少ない場所で使用する。
    • 作業現場を間仕切り等で区分する。
  10. マイナンバーは、法令で定められた利用目的以外で保管しないこと(マイナンバーの記載が必要な書類には、法定保存期間があるものがあります・図表1参照)。
  11. マイナンバーが記載された書面、入力されたデータの廃棄方法を決めておきます。
    • パソコン等で入力されたものは、その情報を削除する。
    • 書面に記載されたものは、読み取れないようにマスキングしたり、シュレッダー等で断裁する。
    • 廃棄(断裁)した事実の記録、データ削除時の操作ログを残す。

以上のようなルールを、業務マニュアル、社内規定に盛り込み、従業員に周知してください。
最初から、いきなり高度な取り扱いルールを作ることは難しいので、実際に運用しながら、少しずつ内容を充実・強化させていくとよいでしょう。

図表1 マイナンバーの記載が必要な主な書類の保管期間
書類名 (法令で定める)保管期間
税関係
  • 扶養控除等(異動申告書)
  • 退職所得の受給に関する申告書
提出期限の属する年の翌年1月10日の翌日から7年間
社会保険関係 雇用保険関係書類 退職した日から4年間
労災保険関係書類 退職した日から3年間
健康保険・厚生年金保険に関する書類 退職した日から2年間

 

マイナンバー対応点検チェックリスト

自社のマイナンバー制度対応のため、準備の状況を点検してみましょう。

  1. マイナンバーの事務取扱担当者・責任者を決めましたか?
  2. マイナンバーを取り扱う業務(源泉徴収票作成、健康保険、厚生年金保険届出等)を把握できていますか?
  3. 業務ごとに、マイナンバーを取得する時期や方法、本人確認の方法を決めましたか?
  4. マイナンバーが記載された書類の保管方法(施錠可能なキャビネット等)を決めましたか?
  5. マイナンバーが記載された書類の廃棄方法を決めましたか?
  6. マイナンバーの利用目的や禁止事項を全従業員(パート、アルバイト等を含む)に説明し、周知しましたか?
  7. 利用している給与計算ソフトが、マイナンバーを暗号化して保存する機能があるなど、安全管理に対応しているか確認しましたか?