平成28年分の扶養控除等(異動)申告書 からマイナンバーの記載が必要です

今年の年末調整の実務では、従業員に平成27年分の「保険料控除申告書」とともに平成28年分の「扶養控除等(異動)申告書」を渡して記載してもらうことが一般的です。「扶養控除等(異動)申告書」には、新たにマイナンバーの記載欄が設けられています。

年内でもマイナンバー取得が認められる

税務関係書類等へのマイナンバーの記載は、原則として制度開始の平成28年1月以降になりますが、実務を考慮し、年末調整の機会を利用して年内(平成27年中)に、従業員から「平成28年度の扶養控除等(異動)申告書」(以下、扶養控除等申告書)を提出してもらう場合には、従業員本人とその扶養家族のマイナンバーを扶養控除等申告書に記載してもらう(企業がマイナンバーを取得する)ことが認められています。(図表1)

図表1 「平成28年分 給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」の様式例
図表1 「平成28年分 給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」の様式例

企業が、従業員からマイナンバーの記載された「扶養控除等申告書」を提出してもらうにあたって、「利用目的の明示」と「本人確認」が必要になります。

(1)利用目的を明示する

マイナンバーの取得にあたっては、この場合、利用目的が「源泉徴収票作成事務のため」であることを、社員へのメールや社内掲示板での告知などによって知らせます。
※源泉徴収や年金、雇用保険など、複数の利用目的をまとめて明示することも認められています。

(2)従業員と扶養家族の本人確認

マイナンバーの取得にあたっては、従業員とその扶養家族の本人確認が必要ですが、扶養家族については、従業員自身が行います。

(3)従業員Aとその扶養家族(妻・子)の本人確認の方法(図表2参照)

①従業員が扶養家族の本人確認を行う

従業員Aは、妻と子のマイナンバーを「通知カード」により把握(確認)し、「扶養控除等申告書」に記載します。Aは、妻と子が本人であることを当然確認できるため、身分証明書等の身元確認書類は不要です。

②企業の担当者が従業員の本人確認を行う

Aは、会社に「扶養控除等申告書」を提出します。その際、担当者は、Aの「通知カード」によってAのマイナンバーに間違いがないかを確認します。一般的に、従業員は入社時に本人確認をしていることから、担当者の知覚によって身元確認(A本人であることを見て判断)ができることから、これで本人確認が終わります(身分証明書等は不要です)。

図表2 扶養控除等申告書へのマイナンバー記載と本人確認の流れ
図表2 扶養控除等申告書へのマイナンバー記載と本人確認の流れ

電子的な方法で記載する場合

従来どおり、用紙に記載してもらう方法のほか、給与計算システムを利用して従業員本人がWeb上で直接、「扶養控除等申告書」にマイナンバーを入力して、番号確認のため、通知カードの写真データを一緒に送る方法もあります。

参  考   従業員の「個人番号カード」の企業による一括申請も可能に!

平成28年1月から、希望者に発行される「個人番号カード」について、新たに、企業が従業員からの申請を一括して行う方法が追加されるようです(10月5日以降正式発表予定)。
これまで公表されていた「個人番号カード」の取得方法は、郵送される「通知カード」に同封された「交付申請書」による申請か、スマートフォン等でのアプリによる申請でしたが、いずれも申請者が住所地の自治体窓口まで足を運んで、「個人番号カード」を受け取る必要がありました。
新たな方法では、企業が立地する自治体の職員が各社に出向いて本人確認することを条件に、「個人番号カード」を希望する社員からの申請を、企業が一括して行うことで、社員は自治体の窓口に足を運ぶことなく、後日、自宅への郵送などによって「個人番号カード」を受け取ることができるようになります(この方法の採否は自治体の判断によります)。
政府は、カード発行手続きを簡素化することで、普及促進を図るとしています。