マイナンバーの取得から廃棄まで

来年(平成28年)1月から順次、マイナンバーの利用が始まります。従業員(パート、アルバイトを含む)を雇用する企業(個人事業者を含む)は、税や社会保険の手続きにおいて、マイナンバーを取り扱うことになります。マイナンバーの取り扱いにおける「取得」「利用・提供」「保管・廃棄」までの流れを理解しておきましょう。

1 [取得]従業員からマイナンバーを取得する

(1) 全従業員とその扶養家族が対象

企業は、従業員等のマイナンバーを記載した税や社会保険の書類を行政機関等に提出するため、全従業員(雇用形態は関係なし)と役員からマイナンバーを取得しなければなりません。
また、日本に居住する外国人にもマイナンバーが付与されるため、外国人従業員からも取得する必要があります。
派遣社員は、派遣元企業が取得するため、派遣先企業が取得する必要はありません。
マイナンバーは、扶養控除手続きなどにおいて、従業員本人だけでなく、その扶養家族のマイナンバーも取得する必要があります。
正社員が少なくても、パート、アルバイト等が多い企業の場合、取り扱うマイナンバーが多くなるため、特に注意が必要です。

●マイナンバーの取得が必要な従業員等

  • 正社員
  • 契約社員、嘱託社員
  • パート、アルバイト(高校生や大学生も必要)
  • 外国人従業員
  • 役員
    ※上記従業員等の扶養家族も取得が必要

(2)報酬等や不動産関係の支払先も対象

報酬、料金、契約金等の支払調書や不動産関係の支払調書にもマイナンバーの記載が必要になるため、その支払先からもマイナンバーを取得しなければなりません。

●マイナンバーを記載する書類の例

[税分野]

  • 給与所得の源泉徴収票・給与支払報告書
  • 退職給与の源泉徴収票・特別徴収票
  • 扶養控除等(異動)申告書
  • 報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書
  • 不動産使用料の支払調書 等

[社会保障分野]

  • 被保険者資格取得・喪失届
  • 報酬月額算定基礎届
  • 健康保険被扶養者(異動)届
  • 国民年金第3号被保険者関係届 等

(3) 利用目的を通知・公表する

マイナンバーは、法律で定められた税と社会保険の手続きに使用する以外の目的(自社の顧客管理など)で取得することはできません。
マイナンバーの取得の際には、あらかじめ従業員等や外部者に対して、その利用目的を特定して、通知または公表する必要があります。
●利用目的の特定の例

  • 「健康保険・厚生年金保険届出事務」のため
  • 「源泉徴収票作成事務」のため 等

●利用目的の通知・公表の例

  • 社員へのメール等での通知
  • 社内掲示板への掲示
  • イントラネットへの公表 等

(4) 厳格な本人確認が必要

マイナンバーを取得する際には、他人のなりすまし等を防止するため、厳格な本人確認を行う必要があります。本人確認には、番号確認と身元確認が必要です(図表1)。
従業員の本人確認については、雇用関係にあることなどから、本人に相違ないことが明らかである場合は、身元確認は必要ありません。

図表1 本人確認の方法
内容 方法
番号確認 記載されたマイナンバーが正しい番号であることの確認
  • 通知カード
  • マイナンバー記載の住民票
  • 個人番号カード(1枚で番号確認、身元確認が可能)
身元確認 そのマイナンバーの正しい持ち主であることの確認
  • 運転免許証
  • パスポート 等

 

注意 従業員や報酬の支払先からマイナンバーの提供を受けられない(取得できない)とき

まず、マイナンバーの提供は法律上の義務であることを伝え、従業員等に提供を求めます。
それでもなお、提供を受けられないのであれば、提供を求めた経過等の記録、保存を行い、単なる(企業側の)義務違反でないことを明確にしておきます。
マイナンバーの提供を受けられないからといって、安易にマイナンバーの記載のないまま法定調書等を作成しないようにしてください。

 

2. [利用・提供]利用目的以外の利用・提供はできない

マイナンバーは、法律で定められた目的以外の利用や提供はできません。たとえ、社員や顧客の同意があってもマイナンバーを社員番号や顧客管理番号などに利用することはできませんので注意してください。
「個人番号カード」の裏面に記載されたマイナンバーは、法令で認められた場合以外で書き写しやコピーはできません。

3. [保管・廃棄]必要がある場合のみ保管、必要がなくなれば廃棄

マイナンバーを含む個人情報(マイナンバーが記載された書類等)の保管は、必要がある場合(継続的な雇用があるなど)や保管義務期間が決まっている場合にのみ認められています。
マイナンバーを保管する必要がなくなった場合は廃棄・削除しなければなりません。廃棄を確実に行うため、該当書類を事業年度ごとにファイリングするなどして、廃棄すべき時期がわかりやすいようにしておきましょう。

●保管が認められる場合

  • 翌年度以降も継続的に雇用契約が認められる場合
  • 法令で一定期間保存が義務づけられている場合

●廃棄・削除しなければならない場合

  • 税や社会保険の手続きで使う必要がなくなった場合
  • 法令で定められた保存期間を経過した場合  等