税金・社会保険の事務にマイナンバーが必要になる!

平成28年1月から、マイナンバー制度が始まります。マイナンバー制度は、住民票を有するすべての人(個人)に対して、一つのマイナンバーを付し、企業等に対しては法人番号を付して、共通の社会基盤として番号を活用することにより、「公平・公正な社会の実現」「国民の利便性の向上」「行政の効率化」を目的として導入されます。

※平成27年4月1日現在の情報をもとに編集しています。

 

民間企業もマイナンバーを扱います

会社は、従業員の健康保険・厚生年金の加入手続きを行ったり、従業員の給料から源泉徴収を行って税金を納めたりしています。
また、外部の方に講演や、原稿の執筆を依頼し、報酬を支払う場合、報酬から税金の源泉徴収を行い、支払調書を作成していきます。
マイナンバー制度が開始されると、会社は、これらの書類にマイナンバーを記載する必要があります。そのため、会社では、次のような対応が必要になります。

 

(1) 従業員等からマイナンバーの提供を受ける

従業員(その扶養家族を含む)から、マイナンバーを記載した扶養控除等(異動)申告書を提出してもらうなど、マイナンバーを提示してもらい、本人確認を行う必要があります。同様に、外部の方からも支払調書などの作成のためにマイナンバーを提示してもらい、本人確認を行います。
なお、従業員には、正社員だけでなく、パート・アルバイトも含まれます。

 

(2) マイナンバーを記載、提出する

会社は、源泉徴収票や支払調書、社会保険の資格届などの作成にあたり、従業員等から提供されたマイナンバーを記載します。
会計事務所などに源泉徴収票等の作成・提出を委託している場合は、マイナンバーを提供します。

 

(3) マイナンバーの保管管理を徹底する

従業員等から提供されたマイナンバーは、書類作成に備え、書面やデータ等により収集・保管することができます。ただし、マイナンバーを利用する目的以外の収集・保管はできません。
保存期間が過ぎたなど、利用する可能性がなくなったマイナンバーは廃棄します。マイナンバーの漏えい、滅失・毀損等には罰則規定がありますので、厳重な管理が求められます。

 

制度開始までに準備が必要なこと

マイナンバー制度が始まるまでに、各企業では、次のような準備が必要になります。

  • 人事・給与などのシステムの導入や改修
  • 従業員への研修や社内規程の作成
  • 個人情報の安全管理措置の検討

また、平成27年10月から、国民一人ひとりにマイナンバーが記載された「通知カード」が簡易書留で届きます。それまでに、図表1に挙げた点について会社から従業員に周知しておきましょう。

図表1 従業員に周知すること

1. 平成27年10月から、マイナンバーが記載された「通知カード」が簡易書留で届くこと

「通知カード」は、住所宛(住民票に記載の住所)に簡易書留で届きます。
住所変更をしている場合は、必ず新住所を市町村に届け出ておいてください。

2. 届いた「通知カード」を絶対に紛失しないこと

「通知カード」は、勤務先等へのマイナンバーの提供時の本人確認のために必要なものであり、また「個人番号カード」の交付を受けるために必要なものですから、絶対に紛失しないように管理してください。「個人番号カード」は、平成28年1月以降、各市町村で申請手続きをして発行してもらうことができます。

3. マイナンバーは他人に教えないこと

社会保障や税の手続きで行政機関や勤務先に提示する以外は、「通知カード」に記載されたマイナンバーを絶対に他人に教えないでください。

4. 「扶養控除等(異動)申告書」などの提出の際、マイナンバーの記載が必要になること

平成28年1月以降、税務や社会保険関係の書類を会社に提出する際には、従業員本人とその扶養家族のマイナンバーを記載する必要があります。

 

参考 通知カードと個人番号カードの違い

通知カード

平成27年10月から、全国民に簡易書留で郵送されます。顔写真はなく、身分証明書としては使用できません。「個人番号カード」を受けるまでの間、行政機関等の窓口で、マイナンバーの提供を求められた際に、他の本人確認書類とともに利用可能です。

個人番号カード

表面に氏名、住所等とともに顔写真が表示され、マイナンバーは裏面に記載されます。これらの情報はICチップに記録されます。平成28年1月以降、希望者に発行されます(その際、通知カード、住民基本台帳カードを返納します)。身分証明書として使用することができます。