マイナンバーの取得から廃棄まで

来年(平成28年)1月から順次、マイナンバーの利用が始まります。従業員(パート、アルバイトを含む)を雇用する企業(個人事業者を含む)は、税や社会保険の手続きにおいて、マイナンバーを取り扱うことになります。マイナンバーの取り扱いにおける「取得」「利用・提供」「保管・廃棄」までの流れを理解しておきましょう。

1 [取得]従業員からマイナンバーを取得する

(1) 全従業員とその扶養家族が対象

企業は、従業員等のマイナンバーを記載した税や社会保険の書類を行政機関等に提出するため、全従業員(雇用形態は関係なし)と役員からマイナンバーを取得しなければなりません。
また、日本に居住する外国人にもマイナンバーが付与されるため、外国人従業員からも取得する必要があります。
派遣社員は、派遣元企業が取得するため、派遣先企業が取得する必要はありません。
マイナンバーは、扶養控除手続きなどにおいて、従業員本人だけでなく、その扶養家族のマイナンバーも取得する必要があります。
正社員が少なくても、パート、アルバイト等が多い企業の場合、取り扱うマイナンバーが多くなるため、特に注意が必要です。

●マイナンバーの取得が必要な従業員等

  • 正社員
  • 契約社員、嘱託社員
  • パート、アルバイト(高校生や大学生も必要)
  • 外国人従業員
  • 役員
    ※上記従業員等の扶養家族も取得が必要

(2)報酬等や不動産関係の支払先も対象

報酬、料金、契約金等の支払調書や不動産関係の支払調書にもマイナンバーの記載が必要になるため、その支払先からもマイナンバーを取得しなければなりません。

●マイナンバーを記載する書類の例

[税分野]

  • 給与所得の源泉徴収票・給与支払報告書
  • 退職給与の源泉徴収票・特別徴収票
  • 扶養控除等(異動)申告書
  • 報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書
  • 不動産使用料の支払調書 等

[社会保障分野]

  • 被保険者資格取得・喪失届
  • 報酬月額算定基礎届
  • 健康保険被扶養者(異動)届
  • 国民年金第3号被保険者関係届 等

(3) 利用目的を通知・公表する

マイナンバーは、法律で定められた税と社会保険の手続きに使用する以外の目的(自社の顧客管理など)で取得することはできません。
マイナンバーの取得の際には、あらかじめ従業員等や外部者に対して、その利用目的を特定して、通知または公表する必要があります。
●利用目的の特定の例

  • 「健康保険・厚生年金保険届出事務」のため
  • 「源泉徴収票作成事務」のため 等

●利用目的の通知・公表の例

  • 社員へのメール等での通知
  • 社内掲示板への掲示
  • イントラネットへの公表 等

(4) 厳格な本人確認が必要

マイナンバーを取得する際には、他人のなりすまし等を防止するため、厳格な本人確認を行う必要があります。本人確認には、番号確認と身元確認が必要です(図表1)。
従業員の本人確認については、雇用関係にあることなどから、本人に相違ないことが明らかである場合は、身元確認は必要ありません。

図表1 本人確認の方法
内容 方法
番号確認 記載されたマイナンバーが正しい番号であることの確認
  • 通知カード
  • マイナンバー記載の住民票
  • 個人番号カード(1枚で番号確認、身元確認が可能)
身元確認 そのマイナンバーの正しい持ち主であることの確認
  • 運転免許証
  • パスポート 等

 

注意 従業員や報酬の支払先からマイナンバーの提供を受けられない(取得できない)とき

まず、マイナンバーの提供は法律上の義務であることを伝え、従業員等に提供を求めます。
それでもなお、提供を受けられないのであれば、提供を求めた経過等の記録、保存を行い、単なる(企業側の)義務違反でないことを明確にしておきます。
マイナンバーの提供を受けられないからといって、安易にマイナンバーの記載のないまま法定調書等を作成しないようにしてください。

 

2. [利用・提供]利用目的以外の利用・提供はできない

マイナンバーは、法律で定められた目的以外の利用や提供はできません。たとえ、社員や顧客の同意があってもマイナンバーを社員番号や顧客管理番号などに利用することはできませんので注意してください。
「個人番号カード」の裏面に記載されたマイナンバーは、法令で認められた場合以外で書き写しやコピーはできません。

3. [保管・廃棄]必要がある場合のみ保管、必要がなくなれば廃棄

マイナンバーを含む個人情報(マイナンバーが記載された書類等)の保管は、必要がある場合(継続的な雇用があるなど)や保管義務期間が決まっている場合にのみ認められています。
マイナンバーを保管する必要がなくなった場合は廃棄・削除しなければなりません。廃棄を確実に行うため、該当書類を事業年度ごとにファイリングするなどして、廃棄すべき時期がわかりやすいようにしておきましょう。

●保管が認められる場合

  • 翌年度以降も継続的に雇用契約が認められる場合
  • 法令で一定期間保存が義務づけられている場合

●廃棄・削除しなければならない場合

  • 税や社会保険の手続きで使う必要がなくなった場合
  • 法令で定められた保存期間を経過した場合  等

オーナー社長のための自社株評価と事業承継

日本の社長の平均年齢は59.0歳(※)となっていますが、中小企業の中には70代、80代になっても現役として頑張っている社長が数多くいます。しかし、事業の承継について明確な方向付けを決めている中小企業経営者は決して多くありません。事業承継を考える入口として、まず自社の株価を知ることから始めてみてはいかがでしょうか。
※「2015年全国社長分析」(帝国データバンク)

自社株の相続を考える

中小企業の多くは、経営者と株主がほぼ同一であり、事業承継を考える場合には、「経営の承継」と「財産の承継」の2つの面から考えなければなりません。

① 経営の承継

「企業の経営者」として、いかに会社の経営を絶えることなく承継させていくか、を考えることが課題になります。

② 財産の承継

「会社の株主(オーナー)」として、自社株を「いつ、だれに」承継させていくか、を考えることが課題になります。

なぜ、自社株評価が必要なのか?

財産の承継を考える場合、一般に主な選択肢として、次のような方法があります。

●主な財産承継の選択肢

  • 親族に承継する
  • 従業員に承継する
  • 第三者に承継する
  • 自分の代で会社を閉じる

以上の選択肢のどの場合においても自社の株価の問題が生じます(図表1)。
自社の株価が高いと、オーナーの相続が発生した場合に、思った以上に相続税の負担が増えてしまう場合があります。

図表1 財産の承継パターンと発生する税金
図表1 財産の承継パターンと発生する税金

株価が高い場合の問題点

自社株を親族以外の第三者に売却するのであれば、オーナーとしては、株価が高いほど得られる金銭が多くなる可能性が高くなるため、株価が高い方が有利といえます。
しかし、親族に承継する場合や会社を閉じる場合は、一般的に、オーナーとしては得られる金銭がないことから、自社の株価が低いほど税額が小さくなるため、株価が低いほうが有利であることが多くなります。

株価が高くなる理由(要因)

① 業績の累計で算定

自社株の算定は、単年度の損益で金額が決まるわけではなく、創業以来の業績の累計で計算することになります。
そのため、「最近、赤字続きだから・・・」といって、自社の株価が低いとは限りません。

② 含み益の存在

また、企業が保有している資産の中に土地等がある場合は、その含み益も考慮しなければなりません。地価の低い時代に取得した土地をそのまま保有している企業については、株価が思いのほか高くなる場合があります。

③ 簿外処理した保険など

そのほかにも、節税のために簿外処理した生命保険などがあると、株価を押し上げる要因になります。

株価を引き下げるための対策

株価の引下げ策として、一般的には「利益を圧縮する」手法がとられます。

●株価の引下げ策の一例

  • 役員退職金の計上
  • 含み損のある資産の売却  等

代表的な手法は役員退職金の計上です。代表取締役を何十年も務めた社長が引退する場合などは、退職金の金額は億単位になることもあります。役員退職金は特別損失に計上されるため、その期は赤字に転落することも考えられます。
そのほか、含み損のある資産を売却して損失を計上する方法もあります。

事業承継対策は税理士に相談を!

しかし、本業あってこその事業承継です。その後の経営に悪影響があるような株価の引下げ策を行うことは本末転倒です。
自社株対策は、専門家である税理士とよく相談し、計画的に進めましょう。

自社株の評価が必要かチェックしてみましょう!

以下のチェックリストに、一つでも該当すれば、自社株の評価を行うことをお勧めします。

    • 社長(または会長)が会社の株の大半を保有している。
    • 決算書の純資産の部合計が1億円を超えている。
    • 会社で所有している土地があり、その土地の含み益がある。
    • ここ数年間で一度も自社株の算定を行っていない。

※正式な税務上の株価の算定は、専門家である税理士に依頼しましょう。

120年ぶりの民法大改正

~中小企業にも大きな影響~
民法(債権関係)を改正する法案が今国会に提出され成立の予定です(平成27年6月15日現在)。
なお、実際の施行は平成30年からとなりそうです。
この改正は、1896年の民法制定以来、実に120年ぶりの大改正であり、改正項目は200項目に及びます。
特に短期消滅時効の廃止や法定利率の引下げ、個人保証の制限など中小企業にも影響がある大きな改正が盛り込まれています。

1. 改正の目的~国民にわかりやすい民法へ

今回の民法改正には、大きく2つの目的があります。
一つは、法律の専門家以外でも読みやすい条文にして、国民にとってわかりやすく整備するとともに、争いの多い事項、例えば賃貸借契約における「敷金」の規定などの明文化が図られます(敷金については後述)。
もう一つは、国民生活や時代等の変化に対応して、内容の実質的な変更などが行われます。

2. 消滅時効~原則5年に統一

一定期間の経過によって債権等の財産権が消滅する制度のことを「消滅時効」といいます。現行民法では、債権の消滅時効を「10年」とするとともに、業種ごとに異なる短期消滅時効(飲食店1年、小売店2年、医師3年など)がありましたが、以下のように改正されます。

消滅時効の改正法案

  • 債権者が権利を行使することができることを知ったとき(支払期限がきたとか)から5年
  • (債権者が知らなくても)権利を行使することができるときから10年(現行民法と同様)
  • 業種ごとに異なる短期消滅時効の規定の削除(商事時効を5年と定めた商法第522条も削除)

一般に債権者が「債権が発生したとき(=権利を行使することができる)」を知らないことは考えづらいため、消滅時効は原則5年に統一されます。

3. 法定利率の引下げ~まずは3%に

法定利率(当事者間で利率について合意がない場合の利率)が大きく変わります。従来、民事5%商事6%だった法定利率が民事、商事ともに、まずは3%になります。
この金利は固定ではなく、市場金利の変動を踏まえて3年ごとに見直されます(当初3%+変動利率)。

4. (連帯)保証の制限

個人保証について、保証(連帯保証の場合も同じ)が制限されます。
具体的には、経営者ではない個人(第三者)が事業のための借入(主債務)の保証人になる場合は、保証契約締結の1か月前以内に作成された公正証書において「自分は保証債務を履行する意思がある」旨を表示することや公正証書作成にあたり一定事項を公証人に口授するなどの条件を満たさなければ、保証債務の効力が生じないことになります。

5. 定型約款

事業者が不特定多数の者と取引する際に用いる定型的な契約条項を約款といいます。
インターネット通販などを利用する際、約款を読まずに「同意します」をクリックしてしまうことがよくあります。このような時の約款について、新たに「定型約款」という規定が設けられます。

「定型約款」とは・・・

    定型取引(ある特定の者が不特定多数の者を相手として行う取引であって、その内容の全部または一部が画一的であることが双方にとって合理的なもの)において、契約の内容とすることを目的として特定の者により準備された条項の総体をいいます。

(1) 定型約款の「みなし合意」

この定型約款の「個別の条項」を契約の内容にするために「みなし合意」の規定が設けられ、例えば、インターネット通販において、定型約款が契約内容であることを事業者が明示していれば、相手が約款を理解していなくても「同意します」をクリックすれば、正式に契約したものとみなされます。

「みなし合意」の条件

  1. 定型約款を契約内容とする旨の合意をしたとき
  2. 定型約款を準備した者があらかじめその定型約款を契約内容とする旨を相手に表示していたとき

(2) 相手方の利益を一方的に害する条項は無効

一方で、「みなし合意」を無条件で是認すると、例えば、「当社はいかなる事情があっても一切の責任を負いません」という条項を定めた会社が、意図的に注文書と異なる粗悪品を送付した場合でも、法的責任を追及できないことになり、明らかに正義公平に反します。
そのため改正法案では、相手方の利益を一方的に害するような規定は信義則違反として無効になります。これは、定型約款の相手方の不意打ちになる条項等を除外するためです。
また、次のような場合は、契約後に事業者の判断(相手方の合意なし)で定型約款を変更することが可能です。

定型約款が変更できる場合

  1. 相手の利益になる場合
  2. 契約目的に反しない合理的な場合(事業者にとって必要な場合)

6. 敷金

前述した賃貸借契約における敷金について、「単に経年劣化による傷みだけの場合、補修費用分を敷金から差引くことはできない(補修費用は大家の負担)」ことは法解釈上、当然なのですが、民法に明文規定がありませんでした。
改正法案では、単なる経年劣化は借り主に修理義務なし、敷金は借り主に原則返還することなどが明文化されます。
※改正民法は、平成30年からの施行になります。

 

民法改正の主なポイント
現在 改正法案
消滅時効 ・民法の原則10年
・業種によって消滅時効がばらばら
原則5年に統一
法定利率 5%の固定性 当初3%の変動制(3年ごとに見直し)
個人保証 第三者である保証人が自己破産する例が多数 公証人による確認手続き等が必要
約  款 明文規定がなく、位置づけがあいまい ・みなし合意により、「クリック注文」も正式契約
・相手方に不利益なものは無効
敷  金 通常の使用による損傷及び経年劣化について明文規定なし 経年劣化は借り主に修理義務なし、敷金は借り主
に原則返還などを明文化